Reconnaitre votre marché d'exportation - Missions commerciales virtuelles

Missions commerciales virtuelles

Les missions commerciales virtuelles représentent un moyen économique pour les entreprises ontariennes de faire du réseautage, de se familiariser avec les nouveaux marchés et de présenter leurs produits et services au monde, sans quitter la province. Participer à une mission commerciale virtuelle (MCV) est souvent la première étape dans l'identification de nouvelles possibilités d'affaires au niveau international.

Les missions commerciales virtuelles (MCV) permettent aux entreprises ontariennes d'évaluer leur capacité à exporter sur de nouveaux marchés en les aidant à se préparer aux activités relatives au marché visé, comme les expositions commerciales et voyages de développement du marché. Elles présentent aux participants une vue d'ensemble des débouchés offerts dans certains secteurs des marchés étrangers, et leur permettent de rencontrer des partenaires commerciaux éventuels. Les MCV vous donnent la possibilité de présenter vos produits et services au monde.

Les MCV utilisent des vidéoconférences et la technologie Internet pour relier des petites et moyennes entreprises ontariennes à des partenaires commerciaux éventuels, des experts commerciaux et des représentants gouvernementaux clés du monde entier. Les MCV proposent aussi des activités complémentaires comme des missions et expositions commerciales et des rencontres en tête-à-tête à l'étranger.

Vidéoconférences

Directives concernant les vidéoconférences:

Les vidéoconférences sont un moyen de communication en temps réel qui relie, par l'image et par le son, des participants situés à des endroits différents. Chaque site est équipé d'une caméra, d'un microphone et, en général, de deux écrans.

Modérateurs:

Les responsabilités du modérateur de vidéoconférence sont essentiellement les mêmes que celles d'un facilitateur de réunion y compris:

Présenter la conférence : son but, ses participants et sa durée
Demander à tous les participants de s'adresser directement à la caméra
Assurer que tous les participants ont la possibilité de prendre la parole
Ne pas s'éloigner du sujet de la réunion
Respecter l'ordre du jour
Instaurer une atmosphère bon enfant

Agencement de la salle:

Une disposition en « U » est préférable, avec le conférencier assis en bout de table, face à la caméra.
Le caméraman devrait cadrer les orateurs en partant de la table, pour éviter le syndrome de la « tête parlante ».
Lorsqu'une personne présente dans l'autre site parle, la caméra locale doit inclure tous les participants dans son champ de vision pour donner au conférencier conscience de son auditoire.
Toutes les présentations en PowerPoint doivent être rédigées en gros caractères (24 pt).

Usages:

Projetez votre voix vers le microphone le plus proche.
Parlez directement à la caméra pour regarder les participants « dans les yeux ».
Soyez vous-même, soyez naturel. Vous devez donner l'impression aux participants des sites éloignés qu'ils sont à vos côtés. Vous devez partir du principe qu'ils vous entendent et éviter de demander : « Est-ce que vous m'entendez? ».
Rappelez-vous qu'il y aura un léger décalage lorsqu'on utilise une vidéo en ligne.
Donnez à chaque personne le temps de répondre à vos questions ou de faire des commentaires.

Conférences multipoints:

Lorsque vous participez à une conférence multipoints, présentez-vous clairement, et précisez l'endroit où vous vous trouvez avant de parler.
Si vous avez une bannière ou une toile de fond indiquant votre emplacement, assurez-vous qu'elle soit bien visible.
Adressez-vous aux participants en les nommant et en précisant l'endroit où ils se trouvent pour éviter toute confusion.

Son:

Les microphones sont très sensibles aux bruits et les enregistrent facilement. Pendant les périodes de silence, la sensibilité du microphone augmente automatiquement.
Essayez d'éviter les conversations en aparté, de faire tomber des objets, de tousser, de manier des feuilles de papier ou de faire du bruit – les microphones placés autour de la pièce amplifient toutes les vibrations et les transmettent.
Mettez le système en sourdine lorsque vous ne parlez pas. Demandez à l'opérateur de vous montrer comment faire avant le début de la réunion.

Généralités:

Faites comme si vous étiez continuellement devant l'objectif de la caméra, même quand vous n'avez pas la parole.
Soyez conscient du fait que la rencontre est diffusée. Guidez-vous sur l'écran local pour voir ce qui est transmis au loin.
Ne vous concentrez pas seulement sur votre auditoire à distance, en oubliant de prêter attention aux personnes qui vous entourent!
Évitez de porter trop de noir ou trop de blanc, des carreaux, des rayures ou des motifs qui peuvent perturber les niveaux de contraste et la compression nécessaire à la transmission.

Vous voulez en savoir plus?

Si vous souhaitez en savoir plus sur les missions commerciales virtuelles ou participer à une future mission commerciale virtuelle, veuillez communiquer avec:

Alex Artamonov
Administrateur MCV

Ministère du Développement économique et du Commerce
Direction des Investissement et du Commerce
Centre ontarien des investissements et du commerce
35^e étage, 250 rue Yonge
Toronto, Ontario M5B 2L7
Téléphone: 416-313-3436

Courriel: alex.artamonov@ontario.ca